合同管理背景

合同管理（Contract Management），企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对合同的起草、评审、签订、履行、变更、解除和合同纠纷处理，以及合同保密、监管、归档等管控过程。加强合同管理，有利于规范、约束市场主体交易行为，优化资源配置，维护市场秩序，帮助企业维护自身合法权益、防控法律风险，促进实现内部控制目标。其中签订、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；评审、监管、归档是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。

常见问题

合同管理整个过程中，经办人、管理者可能有的苦恼

Ø 合同从准备到签订到执行过程中，没有很好地接续；

Ø 人工操作很容易前后不连贯，且缺乏信息的反馈；

Ø 审批权限复杂，外部法务人员（如律师）处理不方便，时效性差；

Ø 合同的修改、调整等操作没有留下痕迹，权责难以厘清；

Ø 合同因变更、补充，导致版本较多，实际执行版本不清晰；

Ø 约定事务特别是收款、付款到期没有提醒，容易造成遗忘或遗漏；

Ø 数据的查询、统计费时费力，信息无法共享；

Ø 合同履约结束没有总结与评估，今后的工作仍然将错就错缺乏改进；

Ø ……

一.3 业务分析

1. 建立分级授权的合同管理制度。合同管理应根据企业经营的性质、组织机构的设置、管理层级状况，建立合同授权标准制度。根据企业业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级授权管理制度。例如公司日常销售合同由销售主管、事业部经理、副总经理等审核，重大合同由企业最高决策机构——董事会批准，安排专职人员管理维护合同档案，对合同档案的新增、查看、修改等设立信息管理权限。

2. 完成合同评审流程。合同评审是指接到客户订单以后,为了确认能够保质保量地完成订单,对产品交付和合同履行进行确认,扫除合同执行过程中的不确定因子,避免因出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间的一项活动。合同评审需要产品交付的所有相关部门参与，例如研发部、生产部、商务部、财务部、销售部、综合行政部、总经办等。各部门联合对合同内容、交付方式、时间节点、金额等进行审定。

3. 合同执行管理。销售部对合同的执行负责，需要监控合同执行的每个步骤，以确保客户按时付款。因此销售部需要掌握每个合同的执行状态，不断更新合同进展和问题，并调用相应的资源解决问题，以保障合同顺利进行，合同款项如期到账。

4. 合同收款流程。合同执行分阶段进行，客户付款采用阶段支付，通过收款流程，由财务部监督销售部督促客户执行每个阶段的收款流程，确保合同款项如期到账，并由财务部确认，完成每个阶段和整体合同款的收取以及开具发票工作。

5. 合同库及文档管理。建立统一的合同资料库，对所有的销售合同进行管理，查阅历史和当前执行合同。建立与合同文档库，便于对合同涉及的文档资料进行管理。以备相关人调阅和使用。

第二章 设计蓝图

1设计理念

以合同信息管理为核心，包含合同审批、合同收款、合同付款、合同变更、合同补充、合同状态变更等功能，覆盖从合同签订、履行、款项收付到履约结束的合同全生命周期。

应用主要解决合同管理过程中，审批过程繁冗、各环节数据一致性难保证、收付款进度控制困难、缺少预警机制、信息汇总不便等问题。

2 功能框架

协同合同管理应用包含 3 个模块，如下表所示。应用内容中具有的流程（蓝色标注）均可自行设置。

应用中各模块的相关内容与合同生命周期的关系如下图所示。

应用自带了部分报表，包括查询类报表和统计类报表。查询类报表有查询部门合同信息、查询合同信息等。

统计类报表有按月统计合同收款、按月统计合同付款、按年统计合同收款、按年统计合同付款、按年统计合同收付款、按状态统计合同数量、按类型统计合同金额等。

3 应用特色

协同合同管理应用具备的特色如下。

(1) 覆盖从合同签订、履行到合同履约结束的合同全生命周期，期间信息流和数据全部完整保留。

(2) 应用内容均同时支持电脑端（推荐使用 IE11 和新版本 Chrome）和移动端（M3），包括各种业务单据、报表和门户。注意：因合同相关数据较多，为方便使用，除报表以及合同收款、合同付款等业务单据外，其他工作均建议在电脑端处理。

(3) 所有审批流程均可以根据单位的实际情况进行编辑，充分贯彻单位内部的管理权责；智能的审批流程在大大提高工作效率的同时使得管理的痕迹链条完整，方便审计监察的同时也能够进行责任追究；单位外的法务人员（如合作律师）也能方便地处理合同的法务咨询。

(4) 信息数据随审批流程而自动存储记录，在避免二次录入提高效率的同时确保了数据的合法有效、真实准确。

(5) 操作智能简便，界面可快速调整，学习与培训成本低廉，短时间内即可上手使用，快速地实现管理的信息化。

(6) 工作衔接优化整合，可以通过系统发出提醒、预警等消息告知相关人员，可以自动推送工作流程到相关人员的桌面，如此能够很好地避免工作事务因为遗忘而延误，避免工作事务因为衔接不力而断档。

(7) 除了应用内置的部分报表以外，用户可以根据系统存储的数据信息，方便地自行定义符合单位管理所需的相关查询统计报表，方便管理人员随时获知信息的同时也便于其管理决策。

(8) 用户可快速地调整应用菜单名称，可对应用内容进行统一、批量化授权。

第三章 应用场景

三.1 合同数据分析

企业管理者可以通过合同管理门户实时掌握所关心的合同数据、处理各类合同审批流程。

企业管理者可以根据系统提供的合同数据的分析结果，制定公司战略。

内置的统计报表及其功能如下，均可根据实际需要调整修改。

ü ① 按月统计合同收款：按月统计合同的应收金额与实收金额，默认显示折线图。

ü ② 按月统计合同付款：按月统计合同的应付金额与实付金额，默认显示折线图。

ü ③ 按年统计合同收款：按年度统计各部门经办合同的应收金额与实收金额，默认显示统计表。

ü ④ 按年统计合同付款：按年度统计各部门经办合同的应付金额与实付金额，默认显示统计表。

ü ⑤ 按年统计合同收付款：按年度统计各部门经办合同的应收金额、实收金额、应付金额、实付金额， 默认显示统计表。

ü ⑥ 按状态统计合同数量：按合同状态统计合同数量，默认显示饼图。

ü ⑦ 按类型统计合同金额：按合同类型统计合同金额，默认显示柱状图。

三.2 合同档案

数据全部完整保留、管理痕迹链条记录完整，对大额合同执行可完全监控。

Ø 存储合同的基本信息、详细信息、执行信息和收付款情况。

Ø 基本信息包括合同名称、相对方列表、履行期限、合同金额等； 详细信息包括所属项目、合同文本、其他附件等；

Ø 执行信息包括变更次数、补充次数、状态变更次数、风险等级等；

Ø 收付款情况包括收款信息（款项内容、应收日期、实收日期、应收金额、实收金额等）、付款信息（款项内容、应付日期、实付日期、应付金额、实付金额等）、银行账号信息等。

3 合同签订

3.1 合同审批

传统的合同审批方式已经不能满足组织的发展需要，需要变革。经过统计，合同审批流程的审批周期通常为5到6天。

合同网上电子审批，实现天地互联，已经成为现代组织的主流趋势。通过合同管理系统进行合同审批，仅需要半天时间是，就可以完成合同整个审批过程。

对合同的基本信息（名称、类型、项目等）、详细信息（合同相对方、标的、合同金额、履行期限等）、收款信息（款项内容、应收日期、应收金额等）、付款信息（款项内容、应付日期、应付金额等）等进行审批，实现合同档案的建立。

信息数据随审批流程而自动存储记录，在避免二次录入提高效率的同时确保了数据的合法有效、真实准确

3.2 合同录入

对于历史既有合同，系统开放了信息录入窗口，实现合同管理升级的有效过渡。

录入既有合同的基本信息、详细信息、收款信息、付款信息、电子文档等内容，实现既有合同的档案信息建立。

4 合同履约

合同履约功能实现了自动提醒，自动触发。由系统驱动繁琐的合同履约业务，使操作变得简单、轻松。

.4.1 合同款项

系统根据合同档案自动提醒经办人收、付款，并触发款项流程。

付款过程中，经办人不用进行复杂的数据处理，只需填写实际发生的数据信息即可。所有复杂的数据处理交给系统来完成。

收到（支付）款项之后，系统自动进行款项账目处理。

4.1.1 收款

经办人选择履约合同以及本次收款项，填写收款说明、发票开具说明等信息，经财务等相关部门以及管理者审阅后，由出纳收款并记录收款情况，流程结束后保存收款情况到合同档案信息中。

4.1.2 付款

经办人选择履约合同以及本次付款项，填写付款说明、发票情况等信息，经财务等相关部门以及管理者审批后，由出纳付款并记录付款情况，流程结束后保存付款情况到合同档案信息中。

4.2 合同执行

4.2.1 合同变更

合同执行过程中需要对合同内容进行变更时，经办人根据实际情况填写需要变更的信息（金额、履行期限、收款信息、付款信息等）并上传变更合同的送审文档，经相关部门及管理者审批后，经办人根据审批意见修订合同文本并记录修改情况，上传变更合同的正式文档。相关人员打印正式文档并签章后，经办人记录变更合同的签订日期，之后相关的变更内容保存到对应的合同档案信息中。

4.2.2 合同补充

合同执行过程中需要对合同进行补充时，经办人根据实际情况填写需要补充的信息（补充原因、补充内容等）并上传补充合同的送审文档，经相关部门及管理者审批后，经办人根据审批意见修订合同文本并记录修改情况，上传补充合同的正式文件。相关人员打印正式文档并签章后，经办人记录补充合同的签订日期。

4.2.3 合同状态变更

合同执行过程中，因故需要解除或中止合同，或是合同按约定的内容和时间执行完成后需要终止合同， 此时需要进行合同状态的变更。

 移动互联

企业管理者可以使用手机随时查看各类合同数据，处理所有合同事务。

第四章 应用价值

u 全程监控

覆盖合同签订、履行到合同履约结束的合同全生命周期，期间信息流和数据全部完整保留、管理痕迹链条记录完整，对大额合同执行可完全监控。

u 数据完整

通过严谨的流程审批，提高合同的审批效率，审批过程信息和结果信息完整记录，并可以方便地进行查询和统计，强化合同审批的规范性、有效防范合同风险。

u 信息关联

与协同办公管理的流程、数据、文件、应用模块融合，避免形成信息孤岛，减少人为的录入错误和后期数据打通的困难。