在国家大力推进智慧城市建设与全域数字化转型的政策指引下，2024 年 5 月 14 日发布的《国家发展改革委、国家数据局、财政部、自然资源部关于深化智慧城市发展推进城市全域数字化转型的指导意见》明确指出，要充分发挥数据的基础资源和创新引擎作用，全面提升城市全域数字化转型的整体性、系统性、协同性 。在此背景下，政企机构积极响应，纷纷踏上数字化转型的征程。北京市海淀区国有资本运营有限公司与合作伙伴紧密协作，顺应政策趋势，全力打造全方位、智能化的数字化办公体系，力求在数字化时代实现办公效能的飞跃，为区域经济发展与智慧城市建设贡献力量。
一、北京市海淀区国有资本运营有限公司数字化转型背景
随着业务的不断拓展和深化，北京市海淀区国有资本运营有限公司面临着信息分散、流程繁琐、协同困难等诸多挑战。原有的办公模式已难以满足日益增长的业务需求，急需一套集成化、智能化的办公系统来整合资源、优化流程，提升整体运营效率。
二、数字化办公系统核心功能构建
系统门户与组织架构整合：搭建统一的系统门户，实现员工单点登录，一站式访问各类办公应用。同时，根据公司组织架构，精准配置用户权限，确保信息安全与流程顺畅。不同部门、层级的员工能够快速定位所需资源和协作对象，打破信息壁垒。
表单流程引擎与流程优化：引入先进的表单流程引擎，实现各类业务流程的自动化、规范化。从工作请示、印章使用申请，到合同管理、发票申请等，都可通过系统进行线上流转、审批。流程跟踪功能让员工和管理者实时掌握业务进展，及时处理异常情况，大大缩短了业务处理周期。
信息中心与日程会议管理：设立信息中心，整合公司内外部信息资源，为决策提供数据支持。日程安排和会议管理功能则帮助员工合理规划工作时间，在线预订会议室、发送会议通知、共享会议资料，提升会议组织效率和沟通效果。
公文、文档与档案管理一体化：公文管理模块实现公文的起草、审核、发布、归档全流程电子化，提高公文流转速度。文档共享功能方便员工在权限范围内共享和获取文件，促进知识传播与协作。档案管理系统则对各类文件进行分类存储、智能检索，确保档案的安全与可追溯。
工作邮箱与日常办公管理：配备专属工作邮箱，实现邮件的集中管理和高效沟通。车辆管理、办公用品管理、办公设备管理等功能，简化了日常办公事务的处理流程，提高资源利用率。
人力资源管理全面升级：人员管理模块涵盖员工信息录入、调配、培训等功能；薪酬管理和绩效管理模块实现薪酬计算、绩效评估的自动化、科学化，激励员工积极工作；考勤管理功能精准记录员工出勤情况，为人力资源决策提供数据依据。
历史数据迁移与数据价值挖掘：将公司历史数据进行系统迁移，确保数据的完整性和连续性。同时，通过数据分析工具对历史数据进行深度挖掘，为公司战略规划、业务优化提供数据支撑。
三、合作成果与展望
通过专业团队的精心打造，北京市海淀区国有资本运营有限公司成功实现了数字化办公的转型升级。办公效率大幅提升，内部协同更加顺畅，管理成本显著降低。未来，双方将继续紧密合作，根据业务发展需求不断优化系统功能，探索更多数字化应用场景，为推动国有资本运营的高质量发展贡献力量。同时，也期望更多政企机构能够借鉴此次成功经验，在国家政策的引领下，积极投身数字化转型，共同推动智慧城市建设迈向新高度。
